Automatisering innebär bland annat att en process fångas upp och tas över av ett datorprogram som utför den på exakt samma sätt varje gång. Programmet kan även analysera, föreslå, kopiera data mellan olika system eller hämta data från en källa – och skicka till en annan.

Med hjälp av detta, går arbetet snabbare, det blir färre fel och den som tidigare utfört arbetsuppgiften kan lägga sin tid på annat. Automatisering är en teknisk avlastning för manuella moment i en process och kan användas för att ersätta repetitiva, monotona och rutinmässiga arbetsuppgifter vilket förbättrar arbetsmiljön för den anställde.

Det finns flera nivåer av automatisering – allt från ett enkelt flöde i ett enda program till komplexa processer som är programmerade i olika mjukvaror.

Automatisering är just nu ett ord på mångas läppar. Detta är inget nytt, men floran av teknikerna har exploderat vilket har ökat intresset markant. Den breda floran av tekniker som Artificiell Intelligens (AI), Robotics Process Automation (RPA), Internet of Things (IoT), Machine Learning (ML) med mera har gjort att intresset för automatisering som en del av företagens digitalisering har ökat markant de senaste åren.

Det är inte konstigt att allt fler nu inser den stora potentialen och affärsnyttan med automatisering. Möjligheterna är stora och att automatisera alla tråkiga arbetsuppgifter ger plats för nya värdeskapande uppgifter.

Automatiseringen möjliggör en väldigt snabb förändring och förbättring av verksamheten. En digital medarbetare tröttnar aldrig, kan jobba dygnet runt och tar bort tråkiga arbetsuppgifter. Detta spar både tid och pengar.

Digitalisering handlar i grunden om att ersätta analoga, manuella rutiner och processer med digitala och moderna lösningar. Istället för att du som anställd i ett bolag ska behöva leta bland Word-filer, papperskopior och mailadresser för att kontakta rätt avdelning med din fråga, kan du via en användarvänlig mobilapplikation designad för ditt företag få svar direkt, när som helst på dygnet. Utan att ta omvägen förbi papper, penna och pärmar.  Det kan även innebära att tidigare fysiska ansökningar tas emot digitalt via ett formulär på din hemsida. Formuläret kan automatiskt validera att rätt data matas in och kan även i realtid presentera olika lösningar, förslag eller svar direkt på webbsidan. Resultatet hamnar i slutändan i det system, databas eller verktyg som du vill – alternativt att svaret triggar igång en annan process per automatik.

Men digitalisering är mycket mer än så. Med digitala lösningar kan man använda nya tekniska tjänster, system och lösningar som ger bättre användarupplevelse och effektiviserar företagets arbetsflöden. Digitalisering är både en process och ett resultat. Det innebär en genomgripande förändring av både arbetssätt och affärsmodeller med ökat kundfokus, genom hela organisationen.

Digitalisering är inte samma sak som automation – men en förutsättning

Vad är skillnaden mellan automatisering, digitalisering och robotisering?

Begrepp som robotisering, digitalisering och automatisering går in i varandra.

• Digitalisering handlar om att effektivisera och förbättra en verksamhet med hjälp av digital teknik.
• Automatisering är ett exempel på digitalisering, en process som automatiserats för att effektivisera och förbättra verksamheten.
• Robotisering är en teknik som sysslar med design, konstruktion och drift och involverar någon typ av maskin, till exempel en lyftkran eller en grävmaskin, som utför ett arbete (det är dock inget som vi jobbar med).

Ordet ”robot” är ett effektivt sätt att väcka intresse. Ett datorprogram är inte lika visuellt spännande men det är i praktiken en mjukvara som agerar som en robot och gör precis lika stor nytta. Att vi ibland kallar automatiserade processer för robotar är alltså helt enkelt av kommunikativa skäl, för att väcka intresse för produkten. 

Vi brukar därför prata om “mjukvarurobotar”, som har en hjärna men saknar armar och ben.

Arbetsuppgifter som lämpar sig för automatisering är moment som utförs regelbundet och görs på samma sätt varje gång, till exempel administrativa arbetsuppgifter eller datainsamling. Det handlar ofta om moment som kan bli fel på grund av den mänskliga faktorn; om den som utför arbetsuppgiften är trött eller inte riktigt minns hur uppgiften utfördes.

Några konkreta exempel:

Några konkreta exempel: 

• Effektivare användning av och med Excel
• Automatiserade listor
• Samordna listor/databaser
• Automatiserade mejlutskick med uppföljning
• Integration (koppling) av olika program – flytta data mellan olika system
• Automatiska rapporter, larm, validering och notifiering via tex mejl eller SMS
• Digitaliserad dokumenthantering
• Insamling av data från webben
• En kombination av ovan 
• … och mycket mer. 

Endast din egen fantasi sätter gränserna

Vissa sektorer, som finansbranschen, har kommit långt vad gäller automatisering och hela flöden från faktura till betalning sker helt utan handpåläggning. 

Exempel på flöden:

-IT-processer
-HR-processer => Preboarding, Onboarding, Offboarding
-Ekonomiprocesser => Automatiska rapporter, påminnelser, autokontering, verifikatgenerering, tolkning och hantering av exempelvis leverantörsfakturor
-Dokumenthantering => Scanning och tolkning av dokument, digitala dokumentarkiv, tolkning och hantering av Leverantörsfakturor, digital avtalssignering
-Inköp
-Godkännandeprocedur (tex inköp)
-CRM och kundrelationsverktyg
-Projektvertyg
-Mycket mera…

Exempel på tjänster, verktyg, plattformar som kan användas som byggklossar vid automatiserin:

-O365
-Azure
-Sharepoint
-Office-paketet (Excel, Word, etc)
-Outlook
-Google Drive (Sheets etc)
-Active Directory
-ERP  – Ekonomi & bokföringsprogram (FortNox, Visma etc)
-Wordpress

För fler exempel på konkreta lösningar vi har byggt, se separat sida i menyn Projekt och kundcase

Automatisering av en process sker enkelt uttryckt genom att mjukvaran steg för steg kopierar samtliga moment som en person genomför. Varje gång processen ska utföras körs mjukvaran och arbetsuppgifterna utförs på exakt samma sätt som när personen som lärde upp datorn gjorde uppgiften, men när som helst på dygnet och utan att någonsin bli trött, sjuk eller göra fel.

Varför? – Börja med att titta på varför ni ska automatisera.

Vad? – Vad är affärsnyttan?

–Ska automatiseringen spara tid eller pengar? 
-Minska personberoende?
-Öka medarbetarnöjdheten?
-Är det en process som innehåller många transaktioner eller ska den ersätta en process som utförs sällan, men som måste bli 100 % rätt?
-Är det en process som absolut inte får bli fel? -Vill du få automatiska rapporter i din mejlkorg med jämna mellanrum?
-Vill du skicka automatiska rapporter till dina kunder?
-Vill du få en notis (tex på mejl) när en specifik händelse äger rum? Tex att lagersaldot går under ett (av dig satt) tröskelvärde? Eller när ett kostnadskonto avviker med mer än 10% jämfört med tidigare månader?
-Vill du få in verifikationer automatiskt till ditt bokförings- eller ekonomysystem?
-Förenkla för din personal vid onboarding? -Få ordning på dina dokument (både digitala och fysiska)
-Läsa av fysiska dokument automatiskt och utifrån dessa skapa verifikationer, rapporter, larm, aviseringar eller mata in i ett annat system
Vilka? – Vilka processer ska automatiseras och hur? 

Är det en ”enkel automatisering” där samma process används före och efter, med skillnaden att en mjukvarurobot utför vissa moment. Eller är det en ”smart automatisering” där man både tittar på vad som kan automatiseras samt hur processen kan optimeras?

Hur? – En tydlig projektmetodik med helhetsperspektiv underlättar processen.

Ta fram en teknisk lösning

När du vet vad du vill uppnå och har en klar strategi för detta – i vilken ingår till exempel kommunikationsplaner med medarbetare, molntjänster och policys – är det dags att ta fram en teknisk lösning.

Vi översätter dina utmaningar till en teknisk lösning!

Vi gör automatisering enkelt!

Vi är experter på digitalisering och automatisering. Vi designar, implementerar och utvecklar smarta lösningar som effektiviserar processer. Det frigör inte bara tid och resurser, det skapar även bättre användarupplevelser, högre säkerhet, högre kvalitet, kortare ledtider och ökad hållbarhet.

Allt vi gör handlar i slutändan om att göra vardagen enklare för människor.